La conservation et l’archivage sont cruciaux pour les entreprises car ils garantissent l’intégrité et la traçabilité de leurs documents administratifs, commerciaux et financiers. En plus de l’obligation légale, cela permet une gestion interne rigoureuse. La perte ou l’incapacité à prouver l’authenticité d’un document peut avoir des conséquences dramatiques pour l’entreprise. Il est donc essentiel de mettre en place une politique de conservation et d’archivage efficace pour assurer la sécurité des documents importants.
L’archivage des documents est crucial pour leur conservation à long terme, en particulier pour en garantir la conformité réglementaire et respecter les obligations juridiques. Pour y parvenir, il est important de suivre les règles en la matière.
Cet article examine les processus nécessaires pour se conformer à ces obligations légales, ainsi que l’organisation requise pour assurer la traçabilité et la sécurité des documents.
Qu’est-ce que la traçabilité d’un document ?
La traçabilité d’un document consiste à retracer son historique, ses différentes étapes d’élaboration, de modification et de diffusion. Elle permet de garantir la fiabilité et l’intégrité des informations, d’assurer un suivi adéquat des différentes versions du document et de maintenir une trace claire et précise de son évolution.
Selon la loi du 13 Mars 2000, les documents électroniques sont admis en preuve au même titre que les documents papier, sous réserve de pouvoir identifier la personne dont ils émanent et de garantir leur intégrité.
Archivage et traçabilité : quelles différences ?
L’archivage et la traçabilité sont deux concepts liés mais distincts.
- L’archivage consiste à conserver les documents de manière organisée et sécurisée,
- Tandis que la traçabilité permet de suivre leur évolution dans le temps.
L’archivage est une étape importante pour une traçabilité adéquate. Ces deux notions sont complémentaires pour stocker les documents de manière organisée, sécurisée et traçable.
La principale différence entre l’archivage et la traçabilité est donc que l’archivage se concentre sur la conservation et la gestion des documents, tandis que la traçabilité vise à suivre et à enregistrer l’évolution d’un document.
Quels éléments prendre en compte pour la conservation de mes documents ?
Il est crucial de considérer plusieurs facteurs lors de la conservation de vos documents pour garantir leur intégrité et leur accessibilité à long terme.
Tout d’abord, il est important de déterminer la nature des documents et de choisir la meilleure méthode d’archivage. Cela permet de préparer les besoins matériels nécessaires pour une conservation adéquate.
De plus, il est primordial de prendre en compte la durée de conservation établie pour chaque document. Pour ceux à conserver indéfiniment, il est recommandé de procéder à un archivage physique, car l’archivage numérique peut ne pas être durable à long terme.
Il est également important d’identifier et de classer les documents de manière organisée. La traçabilité est une notion clé dans l’archivage, permettant de retracer l’historique du document, y compris les auteurs, les versions et les dates.
En prenant en compte ces différents facteurs, vous pourrez assurer la conservation et la gestion efficace de vos documents importants.
Pourquoi garantir la traçabilité de l’information et des documents ?
La conservation et la traçabilité des documents comportent à la fois des enjeux économiques sécuritaires et juridiques.
- Enjeux économiques : une bonne gestion de documents permet de retrouver facilement et rapidement les documents et l’information dont on a besoin. Elle permet de s’assurer que l’on utilise des documents et de l’information fiables et à jour, ce qui est essentiel pour prendre des décisions éclairées.
- Enjeux sécuritaires : l’archivage et la traçabilité des documents en garantissent la sécurité et la confidentialité : une excellente aide pour prévenir la perte, le vol ou la falsification de documents et d’informations sensibles.
- Enjeux juridiques : l’archivage oblige à respecter les lois et réglementations en vigueur. Les documents d’une entreprise en exercice doivent être conservés durant une période réglementaire indiquée par la loi et durant laquelle l’administration peut mener des contrôles à postériori. Cette durée réglementaire de conservation des archives varie selon la nature des documents papiers à conserver ainsi que des obligations légales qui s’y rapportent.
Quelles sont les méthodes pour mettre en place ce « Record Management » (processus d’archivage et de traçabilité ad hoc ?)
Il existe plusieurs méthodes à mettre en place pour garantir l’archivage et la traçabilité adéquate d’un document.
- Indexation et classement des documents : cette étape consiste à attribuer des mots-clés ou des codes à chaque document, de manière à pouvoir les retrouver facilement ultérieurement.
- Création d’un système de gestion des documents : peut permettre de stocker, de partager et d’accéder aux documents de manière sécurisée, ce qui facilite la traçabilité.
- Formation des employés : il est essentiel que les employés soient bien informés des procédures outils mis en place pour garantir la traçabilité des documents.
Cela peut inclure des formations sur l’utilisation du système de gestion des documents, ainsi que sur les bonnes pratiques en matière de classement et d’indexation des documents.
Cette formation permet de garantir que tout un chacun comprend les règles et les procédures en place. - Mise en place de contrôles réguliers : mettre en place des contrôles réguliers pour vérifier que les documents sont correctement indexés et classés, et pour vérifier que les employés suivent les procédures établies. Ces contrôles peuvent être effectués par les employés eux-mêmes ou par un responsable dédié.
- Sauvegarde des documents : sauvegarder régulièrement les documents pour éviter toute perte ou dommage.
Il est important de choisir des sauvegardes qui peuvent être facilement récupérées en cas de besoin et de vérifier régulièrement la qualité de ces sauvegardes pour s’assurer qu’elles sont valides. - Archivage : conserver les documents pendant une durée suffisante pour répondre aux besoins légaux, réglementaires et commerciaux. Il est également crucial de disposer d’un système pour archiver les documents de manière sécurisée et de les protéger contre tout dommage. Ab Antiquo vous accompagne dans la gestion de toute dégradation
- Suivi et rapport : suivre les documents archivés et générer des rapports pour vérifier que les documents sont correctement gérés. Les rapports peuvent inclure des informations sur les documents archivés, les employés qui ont archivé les documents et les documents qui ont été consultés.
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Quels types de suivi pour assurer la traçabilité d’un document ?
Parmi les méthodes d’archivage et de traçabilité, existent des processus qui permettent d’attribuer des éléments de suivi à un document.
Ces éléments permettent de garantir la fiabilité et l’intégrité du document et de retracer son historique. Voici quelques éléments de suivi à mettre en place pour assurer la conservation et la traçabilité des documents :
L’horodatage
Sert à enregistrer les dates et heures de chaque étape de la vie du document, comme sa création, sa modification, sa diffusion ou son archivage.
L’identification de l’utilisateur
Permettant de connaître les personnes ayant créé ou modifié le document, ainsi que celles ayant eu accès à celui-ci. Elle permet de déterminer qui est responsable d’une modification spécifique ou de retracer les différents collaborateurs ayant travaillé sur un document.
La gestion de version
Enregistrant les différentes versions d’un document, ainsi que les modifications apportées à chacune d’entre elles lors d’un archivage numérique. Elle fournit un historique des modifications apportées au document et permet de revenir à une version précédente si nécessaire.
La gestion de contenu
Enregistrant les modifications apportées au contenu d’un document, comme les ajouts, suppressions et modifications de texte ou d’images. Elle permet de retrouver facilement les modifications apportées à un document et de les comparer aux versions précédentes.
La gestion de localisation
Permettant de suivre l’emplacement où le document a été stocké ou utilisé, comme les répertoires de fichiers, les disques durs, les serveurs ou les systèmes de gestion de documents. Cela permet de retrouver facilement un document en cas de besoin.
La gestion de sécurité
Permettant de suivre les accès et les modifications apportées aux paramètres de sécurité d’un document, comme les autorisations d’accès, les protocoles de chiffrement, les mots de passe, etc. Cela permet de vérifier si un document a été protégé de manière adéquate et de garantir la confidentialité des informations qu’il contient.
Le suivi de workflow
Il suit les différentes étapes d’un processus de traitement de documents, telles que les approbations, les signatures, les validations, etc. Il vérifie que les procédures établies ont été suivies et que les documents ont été traités de manière efficace.
Le suivi de changement
Il suit les modifications apportées aux paramètres de configuration des systèmes de gestion de documents, telles que les paramètres de stockage, les paramètres de sécurité, les paramètres de partage, etc. Il garantit que les systèmes sont configurés de manière adéquate et vérifie si des modifications non autorisées ont été apportées.
Le suivi de conformité
Il suit les conformités réglementaires, légales et commerciales liées aux documents, telles que les normes de qualité, les normes de sécurité, les normes de confidentialité, etc. Il garantit que les documents sont conformes aux exigences légales et réglementaires et minimise les risques
FAQ
Quel est la durée de conservation des documents en entrepise ?
Une entreprise conserve tous les documents professionnels émis ou reçus dans l’exercice de son activité.
Ce délai varie selon la nature des documents.
Afin de savoir combien de temps garder vos documents, veuillez-vous renseigner sur le site Entreprendre du Service public.
Sources : Assistantepro.com , Leblogdubusiness.com
